「日事日畢,日清日高」這個是海爾的口號。海爾的全面品質管制當中,最重要的一個原則就是「三全」的原則,即全面的、全方位的、全過程的。全面品質管制主要是全員參與的管理。在整個品質管制過程中,「海爾」採取了日清管理法,就是全面地對每人、每天所做的每件事進行控制和清理---日事日畢,日清日高。今天的工作今天必須完成,今天完成的事情必須比昨天有質的提高,明天的目標必須比今天更高才行。
其實,「日事日畢,日清日高」不僅對於企業管理很重要,對於員工個人來說也非常重要,堅持這個原則,可以保證我們的工作整飭有序且保質保量的完成。
「日事日畢,日清日高」是自我事務管理的黃金法則,它實際上有兩層意思:一是今日事今日畢,二是每天進步一點點。
今日事今日畢
拖延的習慣最能損害及減低人們做事的努力。因此你應該今日事今日畢!否則可能無法做大事,也不太可能成功。所以應該經常抱著「必須把握今日去做完它,一點也不可懶惰」的想法去努力才行。歌德說:「把握住現在的瞬間,把你想要完成的事物或理想,從現在開始做起。只有勇敢的人身上才會賦有天才、能力和魅力。因此,只要做下去就好,在做的歷程當中,你的心態就會越來越成熟。能夠有開始的話,那麼,不久之後你的工作就可以順利完成了。」
有些人在要開始工作時會產生不高興的情緒,如果能把不高興的心情壓抑下來,心態就會愈來愈成熟。而當情況好轉時,就會認真地去做,這時候就已經沒有什麼好怕的了,而工作完成的日子也就會愈來愈近。總之一句話,必須現在就馬上開始去工作才是最好的方法。
雖然只是一天的時光,也不可白白浪費。曾有一位員工在年尾受到老闆忠告說:「希望明年開始,你能好好認真地做下去。」可是那位員工卻回答說:「不!我要從今天開始就好好地認真工作。」雖然告訴你明年,其實就是要你現在開始的意思。不從今天而從明天才開始,好像也不錯,但比較起來還是要有「就從今天開始」的精神才是最好的。
凡事都留待明天處理的態度就是拖延,這不但是阻礙進步的惡習,也會加深生活的壓力。對某些人而言,拖延是一種心病,它使人生充滿了挫折、不滿與失落感。
雖然大多數人拖延的主要原因只有一個,那就是害怕失敗。但是喜歡拖延的人總是有許多藉口:工作太無聊、太辛苦、工作環境不好、老闆腦筋有問題、完成期限太緊,等等。
所以,從現在起就下定決心、洗心革面。拿支筆來,將以下對你最有用的建議畫條線,並且把這些建議寫到另一張紙上,再將它放在你觸目可及的地方,如此可幫助你完成改革行動。
1.列出你立即可做的事。從最簡單、用很少的時間就可完成的事開始。
2.持續五分鐘的熱度。要求自己針對已經拖延的事項不間斷地做五分鐘,把鬧鐘設定每五分鐘響一次;然後,著手利用這五分鐘;時間到時,停下來休息一下,這時,可以做個深呼吸,喝口咖啡,之後,欣賞一下自己這五分鍾的成績。接下來重複這個過程,直到你不需要鬧鐘為止。
3.運用切香腸的技巧。所謂切香腸的技巧,就是不要一次吃完整條香腸,最好是把它切成小片,小口小口地慢慢品嘗。同樣的道理也可以適用在你的工作上:先把工作分成幾個小部分,分別詳列在紙上,然後把每一部分再細分為幾個步驟,使得每一個步驟都可在一個工作日之內完成。每次開始一個新的步驟時,不到完成,絕不離開工作區域。如果一定要中斷的話,最好是在工作告一個段落時,使得工作容易銜接。不論你是完成一個步驟,或暫時中斷工作,記住要對已完成的工作給自己一些獎勵。
4.把工作的情況告訴別人。讓關心這份工作的人知道你的進度和預定完成的期限。注意「預定」這個辭彙,你要避免用類似「打算」、「希望」或「應該」等字眼來說明你的進度。因為這些字眼表示,就算你失敗了,也不要別人為你沮喪。告訴別人的同時,除了會讓你更能感受到期限的壓力外,還能讓你有聽聽別人看法的機會。
5.在行事曆上記下所有的工作日期。把開始日期、預定完成日期、還有其間各階段的完成期限記下來。不要忘了切香腸的原則:分成小步驟來完成。一方面能減輕壓力,另一方面還能保留推動你前進的適當壓力。
6.保持清醒。你以為閒著沒事會很輕鬆嗎?其實,這是相當累人的一種折磨。不論他們每天多麼努力地決定重新開始,也不管他們用多少方法來逃避責任,該做的事,還是得做,壓力不會無故消失。事實上,隨著完成期限的迫近,壓力反而與日俱增。所以,你千萬不要拖拉,把今天的事留給明天去做,那樣只會讓你有更大的壓力。
每天進步一點點
今日事,今日畢,絕不把今天的事情留到明天去做,毫無疑問這是一個相當好的習慣。但是如果你以為僅僅做到「今日事,今日畢」就夠了,那就大錯而特錯了。爭取完成當天的事會改變一個人懶惰和拖延的惡習,但是如果僅僅為了對付這一惡習,每天都像是為了完成任務似的去做某些事情,就會讓事情的完成效果大打折扣。這麼做,不是對自己的工作負責,不是為自己的前途鋪路,而是自己欺騙自己,自己斷掉自己前進的路。
事實上,做到了日事日畢,就應該努力做到日清日高,就像海爾集團的管理要求那樣,爭取今天完成的事情必須比昨天有質的提高,明天的目標必須比今天更高才行。
那怎樣才能做到日清日高呢?
一是要從觀念上端正自己的態度,進而改變自己的工作習慣,爭取每天都以最飽滿的精神去工作,每天都達到最佳的工作狀態,每天都創造出讓自己滿意的價值。
二是在完成當天的工作後,要寫一個工作總結,這個工作總結不一定要寫得長篇大論、富麗堂皇,它是給自己看的,不是給上司或同事看的。因此要簡明扼要地寫清自己今天的工作新收穫和存在的具體問題,給一個比較客觀的工作評估,要針對問題列出解決問題的方法,並對明天的工作提出一個較為明確的要求。第二天上班後,要翻出前一天寫出的工作總結,用以指導當天的工作。
利用這種方法去要求自己,久而久之,你就會解決並杜絕工作中存在的問題,真正做到「日事日畢,日清日高」,每天都能進步一點點了。
日事日畢---今天的事今天做完;日清日高---每天進步一點點。
~摘取:只需改變一點點 陸明 編著~
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